5 Astuces pour maximiser ton utilisation de Google Drive

Par : Elauïne Bernard

Bonjour! Bonjour! What a beautiful day! Une journée, une aventure ! Ce matin, je te sors mon plus beau sourire pour t’inviter à une petite balade sur une rive pas vraiment inconnue. Alors, cher compagnon d’aventure, ne me dis pas non ! Et partons à l’aventure ! 🌌

Ce matin, nous allons nous balader sur la rive de Google Drive. Ce bon vieux Google Drive !

Dis-moi, cher compagnon d’aventure : «  As-tu l’habitude d’utiliser différents logiciels et applications en même temps pour travailler et collaborer en équipe ? » Moi, j’ai l’habitude de le faire, mais de moins en moins aujourd’hui. Ce matin, je t’invite à essayer de travailler en faisant le moins de déplacement numérique possible lors de tes collaborations. Tu dois peut-être te dire que tu ne vois pas l’intérêt. Et je suis presque d’accord avec toi. Mais, tu sais ? Il m’arrive certaines fois d’avoir quelques petits soucis comme par exemple retrouver les versions initiales des documents sur lesquels mes collègues et moi travaillions. Et Google Drive m’a permis de les résoudre. J’ai même pu trouver plus. L’ensemble des fonctionnalités dont dispose Google Drive m’ont permis de mieux collaborer. Bref ! C’est pratiquement une plateforme de travail et de collaboration tout en un. Et, je vais partager avec toi  5 astuces qui me permettent de faire une telle affirmation.

Et, je vais partager avec toi  5 astuces qui me permettent de faire une telle affirmation.

1. Bénéficier des services d’une suite bureautique

Google Drive permet de bénéficier pratiquement des services d’une suite bureautique (texte, calcul, présentation). En effet, à travers des applications telles que Google Docs, Google Sheets et Google Slides, il donne la possibilité de faire du traitement de texte, d’utiliser un tableur pour effectuer des calculs et de préparer une présentation. Et ce n’est pas tout ! Vous pouvez également copier-coller des informations entre ces applications tout en conservant la mise en forme. C’est assez simple d’en profiter. Il suffit juste de se rendre sur Google Drive, cliquer sur le signe plus et de choisir l’une de ces applications suivant le travail que l’on veut faire. Puis hop ! On se lance !😊

• Travailler ensemble sur un  document

Cher compagnon d’aventure, on avance ! Avec Google Drive, tu as la possibilité de travailler en équipe sur des documents quelconques. Une fois que tu es assez avancé avec ton travail, tu voudrais peut-être le partager avec tes collègues pour qu’ils puissent le modifier et le commenter. Et toi aussi, tu voudrais également modifier le document initial ou commenter les interventions de tes collègues. Alors, pas de soucis. Google Drive te permet de faire tout ça et dans l’ordre. Chaque fois que tu ajoutes ou quelqu’un d’autre effectue des modifications dans le document précédent, Google Drive enregistre la nouvelle version et spécifie l’auteur de la modification. C’est donc un bon gestionnaire de l’historique des fichiers. Il conserve le document initial jusqu’au document à date. Ainsi, tu peux toujours remonter le temps.😜 Il en est de même pour les commentaires sur les travaux effectués. Alors ? Prêt pour une petite démo?  Je t’invite donc à cliquer sur ce lien pour regarder  cette courte vidéo que j’ai sélectionnée sur YouTube spécialement pour toi. 😊

• Prendre des dictées vocales

Imagine ! Imagine juste un jour que tu aies envie ou que tu sois dans l’obligation de prendre des notes rapidement. Alors, un truc que tu pourrais faire c’est de prendre des notes vocalement. Je sais, tu vas me dire qu’il existe des applications qui permettent de faire des enregistrements vocaux. Et tu as raison. Mais, si tu as déjà Google Drive installé sur ton appareil, tu peux bien te passer d’une autre application. Cela ne concerne pas seulement une simple prise de notes. Tu peux modifier les documents sur lesquels tu travailles sans toucher le clavier de ton appareil. Et pour effectuer cette tâche sur Google Drive, il suffit juste d’ouvrir Google Docs. Une fois dessus, tu vas dans outils (ou tools), tu choisis saisie vocale (ou voice typing). Tu autorises l’ouverture de micro puis tu commences à parler. Tu verras le texte s’afficher au fur et à mesure que tu parles. Et tu peux également ponctuer ton texte en disant des expressions telles que : Point, Virgule, Point d’exclamation, Point d’interrogation, À la ligne, Nouveau paragraphe.

• Numériser des documents

Il se pourrait que tu aies tout comme moi l’habitude d’utiliser différentes applications pour numériser (scanner) tes documents. Cher compagnon d’aventure, laisse-moi te dire que si tu as déjà installé Google Drive, ce n’est plus vraiment nécessaire d’installer d’autres applications pour numériser tes documents. Il suffit juste de se rendre sur Google Drive puis cliquer sur le signe plus qui apparait sur l’écran. Tu choisis Numériser pour bénéficier des services de numérisation de Google Drive.

• Créer un Google Form

Cette partie-là, c’est ma préférée ! Google Drive pour Google Form! Cher compagnon d’aventure, imagine que tu sois dans un groupe de 50 personnes et que tu veuilles planifier une réunion de telle sorte que le maximum de personnes y soit présent. Voilà une petite solution assez simple à appliquer : tu fais un Google Form dans lequel tu demandes aux participants de choisir le jour et l’heure qui leur conviennent pour la réunion. Et sur ta demande, les résultats seront présentés sous forme de graphe que tu pourras lire facilement et rapidement. Et en fonction des choix des participants, tu pourras décider le jour et l’heure qui conviendraient mieux  pour la tenue de la réunion. Tu vois ? Je te présente ici un simple  exemple d’utilisation de Google Form.

Je pourrais prendre un autre petit exemple pour terminer. Tu dispenses un cours et tu veux faire un quiz. Avec Google Form, tu pourrais préparer le quiz et tu partages le lien avec tes élèves. Et la meilleure partie dans tout ça c’est que tu peux paramétrer le quiz avec les bonnes réponses. Ainsi, le quiz sera corrigé de manière automatique et les résultats seront automatiquement publiés aux élèves.

Et voilà ! Tu disposes de beaucoup plus de temps pour toi… et pour Moi & Technologie. Je dois te dire, cher compagnon d’aventure, que ce n’est pas vraiment difficile d’effectuer un Google Form. Je te laisse ces liens YouTube pour regarder des vidéos qui t’apprendront assez rapidement comment le faire. Et si tu as des difficultés ou si tu veux des explications supplémentaires, tu pourrais bien me contacter à partir de mon email bernardelau25@gmail.com . Voilà donc ci-dessous les liens dont je te parle.

• https://youtu.be/gNZv9mRiTcc pour rédiger un Google Form
• https://youtu.be/ReTKT5u7rgo pour visualiser les réponses d’un Google Form
• https://youtu.be/4lMHkA0alpo pour faire un quizz avec notation automatique

J’espère que tu as apprécié cette petite balade 😅😅😅. A présent, je t’invite à commenter et aimer cet article. Et bien sûr, j’attends tes questions avec les bras grands ouverts. La semaine prochaine, je te rejoins avec une autre série d’astuces de Google Drive. Euh oui ! Nous n’avons pas fini d’explorer la rive de Google Drive. En attendant, bon week-end avec Moi & Technologie et à bientôt !!!