2 Outils Excel pour s’entrainer en Business Intelligence : Power Query et Power Pivot

Par Elauïne BERNARD

Business Intelligence avec Excel

La Business Intelligence (BI) est l’ensemble des méthodes et outils technologiques qui exploitent les différentes sources données existantes pour fournir des informations susceptibles de rendre la prise de décision plus efficace et plus rapide. Elle consiste principalement à extraire des différentes sources les données relatives à la situation considérée, les transformer en fonction des besoins, les stocker, les analyser et fournir aux décideurs les informations utiles qui en découlent. Pour effectuer ces tâches, on utilise des outils comme ETL, Data Warehouse, Datamining, OLAP et Reporting. Fort souvent, des logiciels que nous maitrisons déjà assez bien nous permettent d’effectuer des tâches similaires à celles offertes par ces outils. À titre d’exemple, on pourrait citer le logiciel Microsoft Excel.

À travers cet article, nous vous invitons à découvrir des tâches fréquentes de BI que l’on peut effectuer sur Excel à partir de Power Query et de Power Pivot.

L’outil ETL de Excel : Power Query

Power Query

Appelée Power Query dans les versions Excel plus anciennes (Excel 2010, Excel 2013) et Get & Transform dans les versions plus récentes (Excel 2016, Excel 2019), cet add-in d’Excel utilise le langage M (Mashup). Il a été conçu pour récupérer les données de sources multiples et les rendre utilisables pour l’analyse. Autrement dit, Power Query joue un rôle d’ETL (Extract, Transform & Load) à travers Excel.

  • Extract : l’extraction des données de sources multiples

Les données que nous utilisons pour prendre des décisions proviennent assez souvent de sources multiples : feuille de calcul Excel, tables de données relationnelles (Access, SQL,…), données sur le web, etc. L’éditeur de Power Query dispose de fonctionnalités appropriées pour extraire les données peu importe leurs sources et de les placer dans des tables de Power Query.

  • Transform : la transformation des données

En général, ces données extraites demandent des traitements pour pouvoir les utiliser. Ces traitements peuvent consister à modifier le type des données, calculer des variables à partir d’autres variables, enlever des doublons (duplicated value), remplacer des valeurs, etc. Power Query permet de faire ces traitements via son éditeur. Et le plus intéressant c’est qu’on peut les effectuer sans utiliser la moindre formule. En effet, Power Query permet de traiter les données beaucoup plus rapidement que sur une simple feuille d’Excel : pas besoin de formules ni de macros. Ceci diminue considérablement le risque de se tromper et de recommencer à chaque fois.

  • Load : le téléchargement des données

Une fois les transformations terminées dans l’éditeur, Power Query permet de télécharger les données dans un classeur Excel. De là, plusieurs possibilités s’offrent à nous dépendamment de nos objectifs. Nous pouvons les consolider dans une seule feuille Excel ou sur plusieurs feuilles Excel ou dans un data model lors du téléchargement.

  • La mise à jour des données

Il est fort probable que les données que l’on ait extraites et transformées subissent des mises à jour depuis leurs sources. Alors, avec Power Query, nul besoin de refaire les trois étapes précédentes à chaque fois que l’on va utiliser ces données. Il suffit juste de cliquer sur mise à jour depuis l’éditeur Power Query pour obtenir les mises à jour effectuées depuis la source.

L’outil d’analyse BI Excel : Power Pivot

Power Pivot

Une fois que les données sont téléchargées via Power Query, Power Pivot prend la relève. Power Pivot est, en fait, un add-in Excel qui est apparu en 2010 utilisant le langage DAX (Data Analysis Expressions). Il s’agit d’un puissant outil d’analyse Excel qui permet principalement de créer des relations entre des tables de données provenant de différentes sources, de faire des Tableaux Croisés Dynamiques à partir de ces tables et de réaliser des Tableaux de Bord assez rapidement. En ce sens, Power Pivot rejoint les outils de OLAP et de Reporting.

  • Les bases de données relationnelles

Il est fort probable que vous ayez besoin de croiser des données provenant de sources différentes. Et certaines fois on ne peut consolider de manière logique les tables de données dans une table unique. Il convient alors d’établir des relations entre les différentes tables. D’où nos bases de données relationnelles. Power Pivot nous donne la possibilité soit de créer ces relations soit de lui laisser les créer pour nous. Et bien sûr Power Pivot donne la possibilité de modifier ces relations créées.

  • Les Tableaux Croisées Dynamiques

Créer des relations entre les tables ne suffit pas. En effet, on ne peut pas vraiment prendre de décisions à partir d’elles. La création des relations est surtout une étape indispensable pour effectuer des analyses utiles. Il faut utiliser d’autres outils pour effectuer ces analyses. Et c’est précisément là qu’interviennent les Tableaux Croisés Dynamiques.

Les Tableaux Croisés Dynamiques sont des tableaux qui fournissent des récapitulatifs des données collectées suivant nos critères de choix. Ils nous permettent d’analyser nos indicateurs sous plusieurs angles. Grâce aux relations créées préalablement, Power Pivot permet de générer à partir de quelques clics les différents Tableaux Croisés Dynamiques dont nous avons besoin. Et ceci se fait à partir de différentes tables de données importées peu importe leur provenance.  

  • Les Tableaux de Bord

Une fois que nous ayons réalisé nos différents Tableaux Croisés Dynamiques, nous ne pouvons pas nous contenter de les envoyer aux décideurs. Nous avons l’obligation de leur fournir les informations sur les formes les plus explicites possibles. Nous pouvons, en ce sens, alterner certains Tableaux Croisés Dynamiques avec des graphiques croisés dynamiques. Au mieux, nous pouvons créer des Tableaux de Bord qui permettront aux décideurs d’interagir avec les résultats. Et Power Pivot nous donne la possibilité de réaliser des Tableaux de Bord très attrayants assez facilement et rapidement.  

Conclusion : Peut-on effectuer des tâches BI à partir de Microsoft Excel ?

A travers cet article nous avons présenté deux outils Excel qui permettent de réaliser des tâches de Business Intelligence. Il s’agit de Power Query et de Power Pivot. D’un côté Power Query agit en tant qu’outil ETL, c’est-à-dire qu’il se charge de l’Extraction, de la transformation et du téléchargement des données de sources multiples. D’un autre côté, Power Pivot s’occupe de l’analyse et du reporting des données. Pour faire cela Power Pivot donne la possibilité de créer des relations entre les tables de données, de faire des Tableaux Croisés Dynamiques et de réaliser des Tableaux de Bord.

Cet article vous a été utile ? L’avez-vous aimé ? Moi & Technologie vous invite à laisser vos réactions en commentaires.

Nous vous invitons également à lire notre précédent article titré « 3 éléments pour s’initier en Business Intelligence ». Nous vous annonçons déjà la publication de nos deux prochains articles qui porteront encore sur Power Query et Power Pivot. Vous allez bientôt découvrir comment utiliser Power Query pour effectuer ETL des données de sources multiples et Power Pivot pour créer des relations, réaliser des Tableaux Croisés Dynamiques et des Tableaux de Bord.

Par Elau

Je trouve que chaque jour est une opportunité pour créer et apprendre. Seul, nous pouvons avoir de grande vision. En équipe nous pouvons réaliser les grandes visions. Apprenons, Créons et Réalisons ensemble pour progresser jour après jour.

2 commentaires

Répondre à Dieujuste Jeff Peterson Annuler la réponse.

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